The gap between "ChatGPT doesn't work for me" and "ChatGPT saves me two hours a week" is usually one thing: specificity. Generic input produces generic output. If you walk up to a consultant and say "help me with procurement," you'll get a blank stare. Give them context, a role, and a specific ask — and they deliver something useful. Prompts work the same way. Rozdíl mezi "ChatGPT mi nefunguje" a "ChatGPT mi ušetří dvě hodiny týdně" je obvykle jedna věc: konkrétnost. Obecný vstup produkuje obecný výstup. Kdybys přišel ke konzultantovi a řekl "pomoz mi s nákupem," dostaneš prázdný pohled. Dáš mu kontext, roli a konkrétní zadání — a dostaneš něco použitelného. Prompty fungují stejně.

Every prompt below follows the same logic: assign a role, give context, specify the output. Copy them, adapt the bracketed parts to your situation, and use them. The explanations are there to help you understand when each one is worth reaching for. Každý prompt níže se řídí stejnou logikou: přiřaď roli, dej kontext, specifikuj výstup. Zkopíruj je, uprav části v závorkách na svou situaci a použij je. Vysvětlení jsou tam, aby ti pomohla pochopit, kdy má smysl každý z nich použít.

Data security — read this firstBezpečnost dat — přečti nejdřív
Never paste confidential data into consumer ChatGPT — supplier names paired with actual prices, internal spend forecasts, personal data from contracts, or any information your company would consider sensitive. ChatGPT.com is a consumer tool without enterprise data protection. The prompts below use placeholder brackets precisely for this reason. Fill them in with real data only in approved enterprise environments. Nikdy nevkládej důvěrná data do zákaznického ChatGPT — jména dodavatelů spárovaná se skutečnými cenami, interní prognózy výdajů, osobní údaje ze smluv ani žádné informace, které by vaše firma považovala za citlivé. ChatGPT.com je zákaznický nástroj bez podnikové ochrany dat. Prompty níže používají závorky právě z tohoto důvodu. Vyplň je skutečnými daty pouze ve schválených podnikových prostředích.
For tasks involving real company dataPro úkoly se skutečnými firemními daty
Use Microsoft Copilot inside Microsoft 365. If your company has M365 E3 or E5, Copilot Chat (the free version) runs on the same data protection infrastructure as the rest of your M365 environment. Your data stays in your tenant. These same prompt structures work there too. Použij Microsoft Copilot uvnitř Microsoft 365. Pokud má vaše firma M365 E3 nebo E5, Copilot Chat (bezplatná verze) běží na stejné infrastruktuře ochrany dat jako zbytek vašeho M365 prostředí. Vaše data zůstanou ve vašem tenantovi. Stejné struktury promptů fungují i tam.

The ten promptsDeset promptů

1

Supplier evaluation scorecardHodnotící karta dodavatele

When to use: you've received a proposal and need a structured assessment before the decision goes up. Give the AI a clear set of criteria and the proposal text.Kdy použít: dostali jste nabídku a potřebujete strukturované posouzení před tím, než rozhodnutí postoupí výš. Dejte AI jasnou sadu kritérií a text nabídky.

You are a procurement analyst. Evaluate this supplier based on the following criteria: [list your criteria, e.g. price competitiveness, delivery reliability, payment terms flexibility, technical capability, references]. Here is the supplier's proposal: [paste anonymized proposal text]. Rate each criterion 1–5 and explain your reasoning in 2–3 sentences per criterion. End with an overall recommendation.

What you get back: a structured scorecard with ratings and written rationale. Useful for internal alignment before a supplier review meeting, or as a first pass when evaluating several proposals simultaneously.Co dostanete zpět: strukturovanou hodnotící kartu s hodnoceními a písemným odůvodněním. Užitečné pro interní sladění před schůzkou hodnocení dodavatelů nebo jako první přehled při současném hodnocení několika nabídek.

2

RFQ email draftNávrh e-mailu RFQ

When to use: you need to send an RFQ and want a professional structure without spending 30 minutes formatting it from scratch.Kdy použít: potřebujete odeslat RFQ a chcete profesionální strukturu bez toho, abyste strávili 30 minut formátováním od nuly.

Draft an RFQ email for [product or service description]. We are a mid-size manufacturer operating in EMEA. We need [quantity] by [delivery date]. The email should include sections for: technical requirements, delivery terms, payment conditions, and validity period. Tone should be professional but direct. Maximum 400 words.

What you get back: a ready-to-edit RFQ email. You'll still need to add your specific technical specs and adjust the tone, but the structure is done and you won't start from a blank page.Co dostanete zpět: e-mail RFQ připravený k úpravám. Stále budete muset doplnit své konkrétní technické specifikace a upravit tón, ale struktura je hotová a nezačínáte od prázdné stránky.

3

Contract clause plain-language summaryShrnutí smluvní doložky v normálním jazyce

When to use: legal sent you a 40-page contract and you need to understand what a specific section actually means before the review meeting. Works well on standard boilerplate sections.Kdy použít: právní oddělení vám poslalo 40stránkovou smlouvu a vy potřebujete pochopit, co konkrétní část vlastně znamená, před kontrolní schůzkou. Funguje dobře na standardní vzorové části.

Summarize the following contract section in plain language. Flag any clauses that could create financial exposure, limit our ability to terminate, or restrict price renegotiation. Explain each flagged clause in one sentence. Here is the contract section: [paste section text]

What you get back: a plain-language summary and a short list of flags. Not a substitute for legal review on anything significant, but useful for pre-reading before you go into a meeting.Co dostanete zpět: shrnutí v normálním jazyce a krátký seznam upozornění. Nenahrazuje právní přezkum u ničeho důležitého, ale je užitečné pro předčtení před tím, než jdete na schůzku.

4

Spend category consolidation analysisAnalýza konsolidace výdajů v kategorii

When to use: you're preparing a category review and want to identify consolidation opportunities from spend data. Use anonymized or aggregate numbers.Kdy použít: připravujete přezkum kategorie a chcete identifikovat příležitosti ke konsolidaci z dat o výdajích. Používejte anonymizovaná nebo souhrnná čísla.

I have spend data for the category [category name, e.g. MRO, packaging, logistics]. Here are the top 10 suppliers and their annual spend in EUR: [paste table or list]. Identify consolidation opportunities based on this distribution. Suggest 3 strategic questions I should ask in the next supplier review. Note any spend concentration risks.

What you get back: a quick read on spend spread and concentration, plus questions you can use directly in a supplier performance review. Most useful when you're new to a category or haven't done a proper spend analysis in a while.Co dostanete zpět: rychlý přehled rozložení výdajů a koncentrace, plus otázky, které můžete použít přímo při přezkumu výkonu dodavatele. Nejužitečnější, když jste v kategorii noví nebo jste dlouho nedělali řádnou analýzu výdajů.

5

Supplier performance review meeting prepPříprava na schůzku hodnocení výkonu dodavatele

When to use: you have a QBR or performance review tomorrow and want to go in with specific questions rather than generic ones. This prompt keeps the conversation productive without making it adversarial.Kdy použít: zítra máte QBR nebo přezkum výkonu a chcete jít s konkrétními otázkami, ne s obecnými. Tento prompt udržuje konverzaci produktivní, aniž by ji dělal konfrontační.

I have a supplier performance review tomorrow with [supplier type, e.g. our main packaging supplier]. Their key metrics this quarter: [paste or describe, e.g. on-time delivery 78% vs 95% target, 3 quality incidents, invoice accuracy 91%]. Write 5 specific questions that address the underperformance areas directly without being confrontational. Each question should invite the supplier to explain root cause and propose a recovery plan.

What you get back: five questions ready to use. You'll probably reword a few of them, but the structure is there. Saves you the prep time and keeps the meeting focused on action, not complaints.Co dostanete zpět: pět otázek připravených k použití. Pravděpodobně pár z nich přeformulujete, ale struktura je tam. Ušetří vám čas na přípravu a udržuje schůzku zaměřenou na akci, ne stížnosti.

6

Supplier email response draftNávrh odpovědi dodavateli e-mailem

When to use: you've received a difficult supplier email — a price increase notification, a capacity constraint warning, a dispute over payment terms — and you need a response that's firm without burning the relationship.Kdy použít: dostali jste obtížný e-mail od dodavatele — oznámení o zvýšení ceny, varování o kapacitním omezení, spor o platební podmínky — a potřebujete odpověď, která je pevná, aniž by spálila vztah.

I received this email from a supplier: [paste the email text]. Draft a professional response that [describe your goal, e.g. pushes back on the proposed 12% price increase, requests a detailed cost breakdown, and keeps the door open for a call this week]. Tone: firm but collaborative. Maximum 200 words.

What you get back: a draft that handles the emotional framing so you don't have to. Still review it carefully — AI can occasionally soften something you actually need to keep sharp.Co dostanete zpět: návrh, který zpracovává emocionální rámování za vás. Stále pečlivě zkontrolujte — AI může příležitostně zmírnit něco, co skutečně potřebujete zachovat ostré.

7

Policy interpretation checkKontrola výkladu směrnice

When to use: you need to check whether a planned action is covered by your procurement policy, and the policy document is long enough that finding the relevant section takes time. Use internal documentation only in approved tools.Kdy použít: potřebujete zkontrolovat, zda plánovaná akce je pokryta vaší nákupní směrnicí, a dokument směrnice je natolik dlouhý, že nalezení relevantní části trvá. Interní dokumentaci používejte pouze ve schválených nástrojích.

I need to check our procurement policy on [topic, e.g. single-source approvals above €50,000]. Here is the relevant policy text: [paste section]. What does it say about [specific situation, e.g. emergency procurement when a sole supplier is the only viable option]? List any approval requirements or exceptions explicitly mentioned.

What you get back: a direct answer about what the policy actually says, with the relevant parts highlighted. Faster than reading the whole document, and useful when you need to brief a manager quickly on what approvals are required.Co dostanete zpět: přímou odpověď o tom, co směrnice skutečně říká, s relevantními částmi zvýrazněnými. Rychlejší než čtení celého dokumentu a užitečné, když potřebujete rychle informovat manažera o tom, jaká schválení jsou vyžadována.

8

Cost breakdown negotiation analysisAnalýza nákladového rozkladu pro vyjednávání

When to use: a supplier has shared a detailed cost breakdown and you want to identify which line items are most open to challenge before you walk into the negotiation room.Kdy použít: dodavatel sdílel podrobný nákladový rozklad a chcete identifikovat, které řádkové položky jsou nejvíce otevřeny ke zpochybnění, než vstoupíte do jednací místnosti.

A supplier sent this cost breakdown for [product/service]: [paste breakdown]. Identify which cost elements are most open to negotiation and explain why for each. Note any elements where the margin appears higher than typical for this type of supply. Suggest 2–3 specific challenges I can raise in the negotiation.

What you get back: a structured view of where the money is going and which elements have room. The AI won't know your specific market benchmarks, so use its output as a starting point, not a final answer.Co dostanete zpět: strukturovaný pohled na to, kam peníze jdou, a které prvky mají prostor. AI nezná vaše konkrétní tržní benchmarky, takže její výstup používejte jako výchozí bod, ne jako konečnou odpověď.

9

Supply market research summaryShrnutí průzkumu dodavatelského trhu

When to use: you're starting a sourcing project and need a quick orientation on the market before you design your RFQ. This is one of the few prompts where you don't need to paste in your own data — ChatGPT's training data is actually useful here.Kdy použít: zahajujete projekt sourcingu a potřebujete rychlou orientaci na trhu před tím, než navrhnete RFQ. Toto je jeden z mála promptů, kde nemusíte vkládat vlastní data — trénovací data ChatGPT jsou zde skutečně užitečná.

Summarize the key supply market trends for [category, e.g. industrial packaging, MRO consumables, freight forwarding] in Europe in 2025–2026 that a procurement manager should know before a sourcing project. Focus on: supply risk factors, pricing pressure drivers, main supplier consolidation trends, and any regulatory changes affecting the category. Keep it to one paragraph per topic.

What you get back: a useful market briefing that gives you enough context to ask better questions in supplier conversations. Verify anything time-sensitive with actual market sources — AI training data has a cutoff date.Co dostanete zpět: užitečný tržní přehled, který vám dá dostatek kontextu pro lepší otázky v rozhovorech s dodavateli. Ověřte vše časově citlivé skutečnými tržními zdroji — trénovací data AI mají datum ukončení.

10

Negotiation position frameworkRámec pozic pro vyjednávání

When to use: you have a significant negotiation coming up and want to map your positions before you sit down. Particularly useful when you're negotiating something outside your usual category.Kdy použít: blíží se vám důležité jednání a chcete zmapovat své pozice, než si sednete. Zvláště užitečné, když vyjednáváte něco mimo vaši obvyklou kategorii.

I am about to negotiate a [type of contract, e.g. 2-year maintenance services agreement] with [type of supplier, e.g. a mid-size regional provider who is currently our sole source]. My goals: [list your goals, e.g. price freeze for year 1, 3% cap in year 2, improved SLA response times, quarterly performance reviews]. Their likely position: [describe what you expect, e.g. they want a 5% increase annually and longer payment terms]. Give me 3 opening positions and 3 fallback positions with a brief rationale for each.

What you get back: a structured set of opening and fallback positions that you can walk into the room with. Most experienced negotiators will adjust these — that's expected. But having the framework written down before you go in is better than improvising.Co dostanete zpět: strukturovanou sadu počátečních a záložních pozic, se kterými můžete vstoupit do místnosti. Většina zkušených vyjednavačů je upraví — to je v pořádku. Ale mít rámec napsaný předem je lepší než improvizace.

A note on how to use thesePoznámka k tomu, jak tyto prompty používat

None of these prompts are magic. They produce a first draft, a structure, or a set of questions — not a finished deliverable. What they eliminate is the blank page problem. You get something to react to, edit, and improve instead of starting from nothing. For most procurement tasks, that's where the time goes. Žádný z těchto promptů není magie. Produkují první návrh, strukturu nebo sadu otázek — ne hotový výstup. Co eliminují, je problém prázdné stránky. Dostanete něco, na co můžete reagovat, upravovat a zlepšovat, místo abyste začínali od nuly. U většiny nákupních úkolů tam jde čas.

The other thing worth saying: the output quality improves significantly when you iterate. If the first response misses what you needed, tell the AI what was wrong and ask it to try again with the correction. One round of feedback typically gets you somewhere useful. Druhá věc, která stojí za zmínku: kvalita výstupu se výrazně zlepšuje s iterací. Pokud první odpověď mine to, co jste potřebovali, řekněte AI, co bylo špatně, a požádejte ji, ať to zkusí znovu s opravou. Jedno kolo zpětné vazby vás obvykle dostane někam užitečným.

Prompting is a skill, not a feature. The people getting the most out of AI in procurement are the ones who learned to give it context, not the ones with the best tool subscription. Promptování je dovednost, ne funkce. Ti, kteří v nákupu z AI vytěží nejvíce, jsou ti, kteří se naučili dát ji kontext, ne ti s nejlepším nástrojovým předplatným.