The ProblemProblém
I was drowning in supplier quotations I couldn't properly read. Different formats. Different languages. German machinery quotes with nested appendices. Czech service offers buried in legal text. Italian HVAC proposals with pricing structures that made no sense without context. Topil jsem se v nabídkách dodavatelů, které jsem nemohl pořádně přečíst. Různé formáty. Různé jazyky. Německé nabídky strojů s vnořenými přílohami. České nabídky služeb zabalené v právním textu. Italské HVAC nabídky s cenovými strukturami, které bez kontextu nedávaly smysl.
Every quotation required the same mental process: extract the key commercial terms, identify what's missing, flag risks, and figure out the negotiation levers. The analysis itself isn't hard — it's just repetitive, time-consuming, and easy to rush when you're reviewing your fifteenth PDF that week. Každá nabídka vyžadovala stejný mentální proces: extrahovat klíčové obchodní podmínky, identifikovat co chybí, označit rizika a najít páky pro vyjednávání. Samotná analýza není těžká — je jen opakující se, časově náročná a snadno se uspěchá, když kontrolujete patnácté PDF ten týden.
What I wanted was simple: drop a PDF into a folder, and get a procurement-ready analysis back. No switching apps. No copy-pasting into ChatGPT. No formatting the output for my manager. Co jsem chtěl bylo jednoduché: hodit PDF do složky a dostat zpět analýzu připravenou pro nákup. Žádné přepínání aplikací. Žádné kopírování do ChatGPT. Žádné formátování výstupu pro nadřízeného.
The Solution: 3 Steps in Power AutomateŘešení: 3 kroky v Power Automate
The entire flow has exactly three components. That's it. Here's what each one does: Celý flow má přesně tři komponenty. To je vše. Tady je co každý dělá:
Step 1: Trigger — "When a file is created in a folder"Krok 1: Trigger — "Když je soubor vytvořen ve složce"
Point this to a SharePoint folder (or OneDrive). Whenever anyone drops a PDF into that folder, the flow fires automatically. No buttons to click, no forms to fill out. Just drag and drop. Namiřte to na SharePoint složku (nebo OneDrive). Kdykoli kdokoli hodí PDF do složky, flow se automaticky spustí. Žádná tlačítka, žádné formuláře. Stačí drag and drop.
You can set this up for your whole team — one shared folder, multiple buyers dropping quotes in, everyone getting structured analysis back. Můžete to nastavit pro celý tým — jedna sdílená složka, více nákupčích háže nabídky dovnitř, každý dostane zpět strukturovanou analýzu.
Step 2: AI Analysis — "Run a prompt"Krok 2: AI Analýza — "Spustit prompt"
This is where the magic happens. Power Automate's "Run a prompt" action sends the uploaded document to an AI model (GPT-3.5 via Azure, included in your Microsoft license) along with your custom instructions. Tady se děje ta magie. Akce "Run a prompt" v Power Automate pošle nahraný dokument do AI modelu (GPT-3.5 přes Azure, zahrnutý ve vaší Microsoft licenci) spolu s vašimi vlastními instrukcemi.
The prompt is the most important part of the entire setup. It tells the AI exactly how to think like a procurement professional. Mine assigns the AI a role — a senior procurement expert who evaluates quotations against specific criteria. Here's the structure I use: Prompt je nejdůležitější část celého setupu. Říká AI přesně jak přemýšlet jako nákupní profesionál. Můj přiřadí AI roli — seniorního nákupního experta, který hodnotí nabídky podle specifických kritérií. Tady je struktura kterou používám:
Task — when a document is uploaded, perform:
1. Document Summary — table format with supplier, price, terms, lead time, score
2. Evaluation Table — score 8 areas (price transparency, TCO, technical specs, payment terms, compliance, delivery, risk, ESG) each x/10 with comments
3. Deviation Highlights — flag anything that deviates from procurement best practices
4. Three Negotiation Strategies — Conservative (essentials), Balanced (value enhancers), Progressive (turn offer into advantage)
5. Executive Summary — is this approval-ready or does it need rework?
Rules: Score based on content present, not assumptions. Don't hallucinate missing data. List what's missing explicitly. Role: Seniorní nákupní expert v Category Managementu, Strategickém nákupu a TCO analýze.
Úkol — při nahrání dokumentu proveď:
1. Shrnutí dokumentu — tabulkový formát s dodavatelem, cenou, podmínkami, dodací lhůtou, skóre
2. Evaluační tabulka — ohodnoť 8 oblastí (transparentnost ceny, TCO, technické specifikace, platební podmínky, compliance, dodávka, riziko, ESG) každou x/10 s komentářem
3. Odchylky — označ vše co se odchyluje od best practices v nákupu
4. Tři vyjednávací strategie — Konzervativní (nutné minimum), Balanced (přidaná hodnota), Progresivní (obrátit nabídku ve výhodu)
5. Exekutivní shrnutí — je to připravené ke schválení nebo potřebuje přepracovat?
Pravidla: Hodnoť na základě obsahu, ne domněnek. Nehallucimuj chybějící data. Explicitně uveď co chybí.
Because this runs on GPT-3.5 (older model through Azure), you need to be very specific in your prompt. With newer models like GPT-4 or Claude, you could be vaguer and still get great results. With 3.5, precision in instructions is everything — which is actually a good discipline for any prompt engineer. Protože to běží na GPT-3.5 (starší model přes Azure), musíte být velmi specifičtí v promptu. S novějšími modely jako GPT-4 nebo Claude byste mohli být vágní a stále dostat skvělé výsledky. S 3.5 je přesnost v instrukcích vše — což je vlastně dobrá disciplína pro každého prompt inženýra.
The output arrives in under two minutes. Structured tables, scores, negotiation tactics — ready to forward to your manager or paste into an approval workflow. Výstup dorazí do dvou minut. Strukturované tabulky, skóre, vyjednávací taktiky — připravené k přeposlání nadřízenému nebo vložení do schvalovacího workflow.
Step 3: Delivery — "Post message in a chat or channel"Krok 3: Doručení — "Odeslat zprávu do chatu nebo kanálu"
The final step sends the AI analysis to Microsoft Teams — either to a specific channel (e.g., #procurement-reviews) or directly to you as a private message. The analysis appears formatted and ready to read, right where your team already works. Poslední krok pošle AI analýzu do Microsoft Teams — buď do specifického kanálu (např. #procurement-reviews) nebo přímo vám jako soukromou zprávu. Analýza se objeví naformátovaná a připravená ke čtení, přímo tam kde váš tým už pracuje.
No new app to open. No email to forward. The analysis meets you where you already are. Žádná nová aplikace k otevření. Žádný email k přeposílání. Analýza vás potká tam, kde už jste.
What the Output Looks LikeJak vypadá výstup
For every quotation, you get a structured evaluation covering eight procurement-critical areas. Each area gets a score out of 10 and a specific comment about what's present, what's missing, and what's risky. Pro každou nabídku dostanete strukturované hodnocení pokrývající osm oblastí kritických pro nákup. Každá oblast dostane skóre z 10 a specifický komentář o tom co je přítomné, co chybí a co je rizikové.
The areas evaluated are: Price Transparency (are costs detailed including Incoterms?), Total Cost of Ownership (are long-term costs included?), Technical Specifications (are specs clear and sufficient?), Contractual & Payment Terms (are payment terms balanced?), Compliance & Standards (CE marking, EHS, safety?), Delivery & Logistics (Incoterms, shipping, insurance?), Risk & Responsibility (liabilities covered?), and Sustainability & ESG (any green factors mentioned?). Hodnocené oblasti jsou: Transparentnost ceny (jsou náklady detailní včetně Incoterms?), Celkové náklady vlastnictví (jsou zahrnuty dlouhodobé náklady?), Technické specifikace (jsou specifikace jasné a dostatečné?), Smluvní a platební podmínky (jsou platební podmínky vyvážené?), Compliance & standardy (CE značení, EHS, bezpečnost?), Dodávka & logistika (Incoterms, doprava, pojištění?), Riziko & odpovědnost (jsou závazky pokryty?) a Udržitelnost & ESG (jsou zmíněny zelené faktory?).
Then you get three negotiation strategies — from conservative essentials to progressive tactics that can turn a mediocre offer into a strategic advantage. This is where the real value lives: instead of just reading the quote, you get actionable next steps for the negotiation. Pak dostanete tři vyjednávací strategie — od konzervativních nezbytností po progresivní taktiky, které mohou proměnit průměrnou nabídku ve strategickou výhodu. Tady žije skutečná hodnota: místo pouhého čtení nabídky dostanete konkrétní kroky pro vyjednávání.
"The most important part is not the flow itself — it's the prompt. For me, this is where AI really shines: when there's too much unstructured data and I need clarity, not creativity." „Nejdůležitější část není samotný flow — je to prompt. Pro mě je tohle místo, kde AI opravdu září: když je příliš mnoho nestrukturovaných dat a potřebuji jasnost, ne kreativitu."
What You Can Add LaterCo můžete přidat později
This three-step flow is the starting point. Once your team starts using it and trusting the output, you can extend it with storing quotations in a SharePoint list for comparison, comparing similar offers side by side, extracting pricing structures into Excel for benchmarking, and routing high-value quotes to a manager for approval automatically. Tento tříkrokový flow je startovní bod. Jakmile ho váš tým začne používat a důvěřovat výstupům, můžete ho rozšířit o ukládání nabídek do SharePoint seznamu pro porovnání, srovnávání podobných nabídek vedle sebe, extrahování cenových struktur do Excelu pro benchmarking a automatické směrování nabídek vysoké hodnoty k nadřízenému ke schválení.
But first, you need something people actually use. Everything else comes later. Ale nejdřív potřebujete něco, co lidé opravdu používají. Všechno ostatní přijde potom.
ResultsVýsledky
What used to take 15–30 minutes of focused reading, highlighting, and note-taking per quotation now takes under two minutes — and the output is more consistent than manual review. The AI doesn't get tired on the fifteenth PDF. It doesn't skip the ESG check because it's Friday afternoon. It applies the same rigorous framework every single time. Co dříve zabralo 15–30 minut soustředěného čtení, zvýrazňování a poznámkování na nabídku, nyní trvá pod dvě minuty — a výstup je konzistentnější než manuální kontrola. AI se neunaví u patnáctého PDF. Nepřeskočí ESG kontrolu protože je pátek odpoledne. Aplikuje stejný důsledný framework pokaždé.
The whole thing took less than 10 minutes to build. The real investment was crafting the prompt — understanding what a good procurement analysis actually needs to cover, and translating that into clear instructions for the model. Celá věc zabrala méně než 10 minut na sestavení. Skutečná investice byla vytvoření promptu — pochopení toho co kvalitní nákupní analýza skutečně musí pokrýt, a přeložení toho do jasných instrukcí pro model.
If your company has Microsoft 365, you can build this right now. No IT ticket. No vendor evaluation. No budget. Just Power Automate, a SharePoint folder, and a well-written prompt. Pokud má vaše firma Microsoft 365, můžete to postavit hned teď. Žádný IT tiket. Žádné hodnocení dodavatelů. Žádný rozpočet. Jen Power Automate, SharePoint složka a dobře napsaný prompt.