The Problem Nobody Writes DownProblém, který nikdo nezapíše
Company car requests are one of those things that sounds trivial until you're on the inside. The actual sequence usually goes like this: an employee needs a company car for a two-day supplier visit on Tuesday and Wednesday. They send an email to the fleet manager or their direct manager, whoever handles it in their company. The fleet manager is on holiday, or in a meeting, or simply hasn't checked email yet. The employee follows up Thursday morning. By then, the answer is that the car was free the whole time, but they already took a train. Žádosti o firemní auto jsou jedna z těch věcí, které zní triviálně, dokud to nezažijete zevnitř. Skutečná sekvence obvykle vypadá takto: zaměstnanec potřebuje firemní auto na dvoudenní návštěvu dodavatele v úterý a středu. Pošle e-mail správci vozového parku nebo přímému nadřízenému, podle toho, kdo to v jejich firmě řeší. Správce je na dovolené, ve schůzce nebo prostě ještě nezkontroloval e-mail. Zaměstnanec připomíná ve čtvrtek ráno. Do té doby je odpověď, že auto bylo celou dobu volné, ale oni už jeli vlakem.
Or the opposite: two people independently book the same car by phone for the same date. Nobody double-checks the shared calendar, because the shared calendar is a spreadsheet that one person updates manually when they remember to. You end up with a conflict discovered at 7am on Monday when both colleagues arrive at the car park. Nebo opak: dva lidé si nezávisle na sobě telefonicky zarezervují stejné auto na stejný den. Nikdo nekontroluje sdílený kalendář, protože sdílený kalendář je tabulka, kterou jedna osoba aktualizuje ručně, když si vzpomene. Konflikt se zjistí v pondělí v 7 ráno, kdy oba kolegové přijdou na parkoviště.
This is not a fleet management problem. This is a workflow problem. The process exists, it just runs through email, phone calls, and a spreadsheet that nobody trusts. The fix is to replace those three with one automated flow that anyone can trigger from Teams. Tohle není problém správy vozového parku. Je to problém pracovního postupu. Proces existuje, jen probíhá přes e-mail, telefon a tabulku, které nikdo nedůvěřuje. Řešení je nahradit ty tři věci jedním automatizovaným flow, které může kdokoli spustit z Teams.
Before You Build: Three Things You NeedPřed stavbou: tři věci, které potřebujete
The flow itself takes half a day to build. The preparation can take a week if you skip it. Get these three things sorted first: Samotný flow trvá půl dne sestavit. Příprava může trvat týden, pokud ji přeskočíte. Nejdřív si vyřešte tyto tři věci:
- A SharePoint list of vehicles. Each row is one car. Columns: vehicle ID, make and model, home site or department, registration plate. That is the minimum. Add fuel type, capacity, or special notes if relevant.SharePoint seznam vozidel. Každý řádek je jedno auto. Sloupce: ID vozidla, značka a model, domovský areál nebo oddělení, SPZ. To je minimum. Přidejte typ paliva, kapacitu nebo speciální poznámky, pokud je to relevantní.
- A SharePoint list for bookings. Each row is one booking. Columns: vehicle ID (linked), requester name, start date, end date, status (Pending, Approved, Rejected), purpose. This is where the flow writes every confirmed request.SharePoint seznam rezervací. Každý řádek je jedna rezervace. Sloupce: ID vozidla (propojené), jméno žadatele, datum začátku, datum konce, stav (Čeká, Schváleno, Zamítnuto), účel. Sem flow zapisuje každou potvrzenou žádost.
- Clarity on the approval chain. Does the fleet manager approve everything? Or does each department's manager approve for their own team? Define this before building the flow, not after. The approval routing is the one thing that changes between companies.Jasno o schvalovacím řetězci. Schvaluje správce vozového parku vše? Nebo schvaluje vedoucí každého oddělení pro svůj tým? Tohle si ujasněte před stavbou flow, ne po ní. Směrování schválení je ta jedna věc, která se mezi firmami liší.
The 4-Step Flow4krokový flow
Step 1 — Employee submits a request via TeamsKrok 1 — Zaměstnanec podá žádost přes Teams
The entry point is a Teams tab or a shared link pointing to a simple form. The easiest option: a Microsoft Form or a Power Apps canvas app embedded in a Teams channel. The form fields are minimal — vehicle preference (or "any available"), requested dates, destination or purpose. The employee fills it in, hits submit, and that triggers the flow. Vstupním bodem je záložka Teams nebo sdílený odkaz na jednoduchý formulář. Nejjednodušší varianta: formulář Microsoft Forms nebo plátno aplikace Power Apps vložené do kanálu Teams. Pole formuláře jsou minimální — preference vozidla (nebo "jakékoli dostupné"), požadovaná data, destinace nebo účel. Zaměstnanec vyplní, klikne odeslat a to spustí flow.
If you want the more polished version: use an Adaptive Card sent directly to the employee's Teams chat as a prompt. They fill it in without leaving Teams. The trigger for the flow is "When a new response is submitted" from Microsoft Forms, or "When an item is created" in a SharePoint list if you go the Power Apps route. Pokud chcete elegantnější verzi: použijte Adaptive Card odeslanou přímo do chatu Teams zaměstnance jako výzvu. Vyplní ji, aniž by opustil Teams. Spouštěčem flow je "Při odeslání nové odpovědi" z Microsoft Forms nebo "Při vytvoření položky" v SharePointu, pokud zvolíte cestu přes Power Apps.
Step 2 — Flow checks availability against the bookings listKrok 2 — Flow zkontroluje dostupnost v seznamu rezervací
Once the request is submitted, the flow queries the SharePoint bookings list and asks: is the requested vehicle (or any vehicle from the home site) already booked for those dates? Use the "Get items" action from the SharePoint connector with a filter query on the date range and vehicle ID. If the vehicle is unavailable, the flow sends an automatic message back to the requester via Teams, showing which vehicles are free. No approval needed, no manual intervention. Po odeslání žádosti flow dotazuje SharePoint seznam rezervací a ptá se: je požadované vozidlo (nebo jakékoli vozidlo z domovského areálu) na daná data již rezervováno? Použijte akci "Získat položky" z konektoru SharePoint s dotazem filtru na rozsah dat a ID vozidla. Pokud vozidlo není dostupné, flow automaticky odešle zprávu zpět žadateli přes Teams, kde jsou vidět volná vozidla. Není potřeba žádné schválení ani manuální zásah.
If the vehicle is available, the flow moves to step 3. This check takes about two seconds in the background — the employee does not see it happening. Pokud je vozidlo dostupné, flow přejde ke kroku 3. Tato kontrola trvá asi dvě sekundy na pozadí — zaměstnanec to nevidí.
Step 3 — Approval card sent to the fleet manager (or direct manager) in TeamsKrok 3 — Karta schválení odeslána správci vozového parku (nebo přímému nadřízenému) v Teams
The flow posts an Adaptive Card to the approver's Teams chat. The card shows: who is requesting, which vehicle, what dates, and the stated purpose. Two buttons: Approve and Reject. The approver clicks one button and that is it — they do not need to open an email, find a form, or navigate anywhere else. Flow pošle Adaptive Card do chatu schvalovatele v Teams. Karta ukazuje: kdo žádá, které vozidlo, jaká data a uvedený účel. Dvě tlačítka: Schválit a Zamítnout. Schvalovatel klikne na jedno tlačítko a je hotovo — nemusí otevírat e-mail, hledat formulář ani nikam navigovat.
Use the "Start and wait for an approval" action in Power Automate. Set a response timeout — 24 or 48 hours is reasonable. If the approver does not respond within that window, the flow can escalate automatically (send a reminder, or notify a backup approver if you define one). This removes the "I was in meetings all day" excuse for delayed approvals. Použijte akci "Spustit a čekat na schválení" v Power Automate. Nastavte časový limit odpovědi — 24 nebo 48 hodin je rozumné. Pokud schvalovatel v tomto okně neodpoví, flow může automaticky eskalovat (poslat připomínku nebo upozornit záložního schvalovatele, pokud ho definujete). To odstraňuje výmluvu "byl jsem celý den ve schůzkách" pro zpožděná schválení.
Step 4 — Confirmation sent, booking written, reminder setKrok 4 — Potvrzení odesláno, rezervace zapsána, připomínka nastavena
When the approver clicks Approve, three things happen automatically in sequence: the flow creates a new item in the SharePoint bookings list (so the car is now marked as reserved), it sends a Teams message to the requester confirming the booking with the vehicle details, and it creates a calendar event or sends a reminder the day before the booking starts. No manual calendar update needed. No email from the fleet manager needed. The booking is in the system and the requester knows. Když schvalovatel klikne na Schválit, tři věci se automaticky stanou v pořadí: flow vytvoří novou položku v SharePoint seznamu rezervací (auto je nyní označeno jako rezervované), pošle zprávu Teams žadateli potvrzující rezervaci s podrobnostmi vozidla a vytvoří kalendářní událost nebo pošle připomínku den před začátkem rezervace. Není potřeba žádná ruční aktualizace kalendáře. Není potřeba žádný e-mail od správce vozového parku. Rezervace je v systému a žadatel ví.
If the approver clicks Reject, the flow sends a Teams message to the requester with the rejection and, optionally, the approver's note. Clean, no orphaned requests sitting unanswered in someone's inbox. Pokud schvalovatel klikne na Zamítnout, flow pošle zprávu Teams žadateli se zamítnutím a případně poznámkou schvalovatele. Čisté, žádné osiřelé žádosti, které sedí nezodpovězené v něčí schránce.
Honest Notes on ComplexityUpřímné poznámky ke složitosti
This is genuinely a half-day project if you have the SharePoint lists ready. The Adaptive Card approval step is the trickiest part for someone building their first approval flow — not because it is difficult, but because the action name ("Start and wait for an approval") is not obvious to find in the Power Automate interface. Once you have found it and connected it to Teams, the rest is straightforward. Tohle je skutečně projekt na půl dne, pokud máte SharePoint seznamy připravené. Krok schválení přes Adaptive Card je nejtrickovější část pro někoho, kdo sestavuje svůj první schvalovací flow — ne proto, že je to obtížné, ale protože název akce ("Spustit a čekat na schválení") není v rozhraní Power Automate na první pohled zřejmý. Jakmile ji najdete a propojíte s Teams, zbytek je přímočarý.
The availability check in step 2 requires a basic OData filter query on SharePoint. Something like: StartDate le '2026-04-15' and EndDate ge '2026-04-14' and VehicleID eq 'CAR001'. If you have never written an OData filter before, this is where most people get stuck for an hour. It is documented on Microsoft Learn, and it is worth reading before you start.
Kontrola dostupnosti v kroku 2 vyžaduje základní OData dotaz filtru na SharePoint. Něco jako: StartDate le '2026-04-15' and EndDate ge '2026-04-14' and VehicleID eq 'CAR001'. Pokud jste nikdy před tím OData filtr nepsali, tady se většina lidí zasekne na hodinu. Je to zdokumentováno na Microsoft Learn a stojí za přečtení před začátkem.
What you do not need: Power Automate Premium. All connectors used here (SharePoint, Teams, Forms, Approvals) are standard and included in M365. If your organisation already has M365 Business Standard or above, this costs nothing in new licences. Co nepotřebujete: Power Automate Premium. Všechny konektory použité zde (SharePoint, Teams, Forms, Schválení) jsou standardní a zahrnuty v M365. Pokud vaše organizace již má M365 Business Standard nebo vyšší, nevznikají žádné nové licenční náklady.
What You Can Add LaterCo můžete přidat později
The basic flow handles bookings cleanly. Once it is running without issues for a month, here are the natural extensions: a Power BI report showing vehicle utilisation by month (which cars are actually being used and which are sitting idle), a self-service cancellation card sent to the requester before the booking starts, or a mileage log form triggered automatically when a booking ends. None of these require rethinking the architecture — they are additions to the same SharePoint list and the same flow. Základní flow zvládne rezervace čistě. Jakmile běží bez problémů měsíc, tady jsou přirozená rozšíření: Power BI report zobrazující využití vozidel po měsících (která auta se skutečně používají a která jen stojí), samoobslužná karta zrušení odeslaná žadateli před začátkem rezervace nebo formulář záznamu kilometrů spuštěný automaticky po skončení rezervace. Nic z toho nevyžaduje přehodnocení architektury — jsou to doplňky ke stejnému SharePoint seznamu a stejnému flow.
The first version of this does not need to be perfect. It needs to be better than an email chain. That bar is very low. První verze tohle nemusí být dokonalá. Musí být lepší než e-mailový řetězec. Ta laťka je velmi nízká.
The real win here is not just efficiency. It is that the booking record now lives in SharePoint instead of someone's sent items folder. Disputes about whether a car was reserved, who confirmed it, and when are settled by the list — not by memory. That is worth more than any time saving in the first month of using it. Skutečná výhra zde není jen efektivita. Je to to, že záznam rezervace nyní žije v SharePointu místo ve složce odeslaných zpráv někoho. Spory o to, zda bylo auto rezervováno, kdo to potvrdil a kdy, jsou vyřešeny seznamem — ne pamětí. To stojí za víc než jakákoli úspora času v prvním měsíci používání.
If your team manages a fleet of company cars and approval still runs through email or phone, this is a straightforward build. It does not require a developer, it does not require a new tool, and it does not cost anything you are not already paying for. You need one afternoon and a willingness to set up two SharePoint lists before you start. Pokud váš tým spravuje vozový park a schvalování stále probíhá přes e-mail nebo telefon, tohle je přímočará stavba. Nevyžaduje vývojáře, nevyžaduje nový nástroj a nestojí nic, za co už neplatíte. Potřebujete jedno odpoledne a ochotu nastavit dva SharePoint seznamy před začátkem.
For how to handle more complex approval chains, or for building a similar logic into contract workflows, see Contract Nemesis. For thinking through whether your team is ready to start automating at all, Where to Start With AI in Procurement gives a practical entry point. And if you are considering the Microsoft Copilot layer on top, Copilot for Procurement walks through what it actually does versus what is marketed. Pro zvládání složitějších schvalovacích řetězců nebo pro budování podobné logiky ve smluvních workflow, viz Contract Nemesis. Pro přemýšlení o tom, zda je váš tým vůbec připraven začít automatizovat, Kde začít s AI v nákupu nabízí praktický vstupní bod. A pokud zvažujete vrstvu Microsoft Copilot navrch, Copilot pro nákup rozebírá, co skutečně dělá oproti tomu, co se prodává.