We Built a Kaizen Portal in 2 Days. Here's What It Does, What It Cost, and Whether It Was Worth It. Postavili jsme Kaizen portál za 2 dny. Tady je co dělá, co stál a jestli to stálo za to.

The Problem With Improvement Ideas in ProcurementProblém s nápady na zlepšení v nákupu

Every procurement team has ideas. The buyer who processes 200 POs a month knows exactly where the bottlenecks are. The category manager dealing with a difficult supplier knows what the fix is. The analyst running reports knows which data fields are missing. They all know. And almost none of it gets acted on. Každý nákupní tým má nápady. Nákupčí, který zpracovává 200 objednávek měsíčně, přesně ví kde jsou úzká hrdla. Category manager, který řeší obtížného dodavatele, ví jaká je oprava. Analytik, který spouští reporty, ví které datové pole chybí. Všichni to vědí. A skoro nic z toho se nerealizuje.

The reason is always the same. There's no system. Someone says "send me an email with your ideas." You send it. It gets buried. Three months later the same problem gets discussed in a meeting as if it's new. The issue isn't a shortage of ideas. It's that ideas have nowhere to land. Důvod je vždy stejný. Žádný systém neexistuje. Někdo řekne „pošli mi e-mail s nápady." Pošlete ho. Pohřbí se. O tři měsíce později se stejný problém probírá na poradě jako by byl nový. Problém není nedostatek nápadů. Je to to, že nápady nemají kam přistát.

Kaizen — continuous incremental improvement — only works if you can capture, prioritise, and close the loop. The portal is the infrastructure for that. Without it, you're relying on meetings and memory, and both fail at scale. Kaizen — průběžné postupné zlepšování — funguje jen tehdy, když dokážete zachytit, upřednostnit a uzavřít smyčku. Portál je k tomu infrastruktura. Bez něj se spoléháte na porady a paměť, a obě selhávají při větším objemu.

"Low risk, high visibility, builds team confidence before you touch anything critical." That's the pitch for this portal. Not a revolution. Just a place where ideas don't die. „Nízké riziko, vysoká viditelnost, buduje důvěru týmu předtím, než sáhnete na něco kritického." To je prezentace tohoto portálu. Není to revoluce. Jen místo, kde nápady nezemřou.

What the Portal DoesCo portál dělá

The setup has three parts working together: a Power Apps canvas app for submission, a Power Automate flow for processing, and Dataverse for storage. Here's the flow from the user's perspective. Sestava má tři části, které fungují dohromady: Power Apps canvas aplikace pro podávání, Power Automate flow pro zpracování a Dataverse pro ukládání. Tady je průběh z pohledu uživatele.

An employee opens the app — either from Teams or a direct browser link. They fill in three fields: a short title, a description of the problem or idea, and their name. That's it. No category to select, no priority to estimate, no form so long it feels like a legal document. Submission takes under two minutes. Zaměstnanec otevře aplikaci — buď z Teams nebo přímého odkazu v prohlížeči. Vyplní tři pole: krátký název, popis problému nebo nápadu a své jméno. To je vše. Žádná kategorie k výběru, žádná priorita k odhadnutí, žádný formulář tak dlouhý, že vypadá jako právní dokument. Podání trvá méně než dvě minuty.

Power Automate picks it up immediately. The AI layer categorises the idea into one of four buckets: Cost Saving, Process Fix, Supplier Issue, or Compliance. It also estimates effort (Low / Medium / High) and flags if the description closely matches an existing idea — a basic duplicate check. All of this happens automatically before the record is written to Dataverse. Power Automate to okamžitě zpracuje. AI vrstva kategorizuje nápad do jednoho ze čtyř košů: Úspora nákladů, Oprava procesu, Problém s dodavatelem nebo Compliance. Také odhadne náročnost (Nízká / Střední / Vysoká) a označí, jestli popis úzce odpovídá existujícímu nápadu — základní kontrola duplicit. To vše proběhne automaticky před zápisem záznamu do Dataverse.

The submitter gets a Teams notification confirming receipt and showing the assigned category. That alone changes behaviour. People see their idea got processed. It didn't disappear into a void. That visibility is what keeps submission rates up. Zadavatel dostane Teams notifikaci potvrzující přijetí a zobrazující přiřazenou kategorii. Jen to samo o sobě mění chování. Lidé vidí, že jejich nápad byl zpracován. Nezmizel v prázdnotě. Tato viditelnost je to, co udržuje míru podávání nahoře.

Once a month, the procurement board opens the gallery view in Power Apps. They see all open ideas, sorted by category and effort estimate. They mark each one as Accepted, In Progress, Declined, or Completed. Declined ideas get a one-line reason. Accepted ones get an owner. That's the entire review process. Jednou měsíčně nákupní board otevře galerii v Power Apps. Vidí všechny otevřené nápady seřazené podle kategorie a odhadnuté náročnosti. Každý označí jako Přijato, V řešení, Zamítnuto nebo Dokončeno. Zamítnuté nápady dostanou jednořádkový důvod. Přijaté dostanou vlastníka. To je celý proces review.

The ArchitectureArchitektura

Four components. Nothing exotic. All inside the Microsoft ecosystem you likely already have. Čtyři komponenty. Nic exotického. Vše v ekosystému Microsoft, který pravděpodobně už máte.

Power Apps canvas app — the submission form and the review board. Canvas apps give you full control over the layout. The submission form is one screen: three input fields and a Submit button. The review board is a second screen: a gallery control connected to the Dataverse table, with filters for category and status. No code required beyond a few formula expressions to filter and patch records. Power Apps canvas aplikace — formulář pro podávání a board pro review. Canvas aplikace vám dávají plnou kontrolu nad rozvržením. Formulář pro podávání je jedna obrazovka: tři vstupní pole a tlačítko Odeslat. Review board je druhá obrazovka: ovládací prvek galerie připojený k tabulce Dataverse s filtry pro kategorii a stav. Žádný kód není potřeba mimo několik formulářových výrazů pro filtrování a záplaty záznamů.

Power Automate flow — triggered when a new record lands in Dataverse. The flow calls the Copilot "Run a prompt" action with the idea description, parses the JSON response, writes the category and effort estimate back to the record, sends the Teams confirmation to the submitter, and checks for similar titles using a string comparison against recent records. The whole flow runs in under 10 seconds. Power Automate flow — spuštěný, když do Dataverse dorazí nový záznam. Flow zavolá Copilot akci „Spustit prompt" s popisem nápadu, zparsuje JSON odpověď, zapíše kategorii a odhad náročnosti zpět do záznamu, pošle Teams potvrzení zadavateli a zkontroluje podobné názvy pomocí porovnání řetězců s nedávnými záznamy. Celý flow běží méně než 10 sekund.

Dataverse — the table holding every idea with fields for: Title, Description, Submitter, SubmittedDate, Category (AI), EffortEstimate (AI), DuplicateFlag (AI), Status, Owner, Resolution, ResolutionDate. Dataverse is part of the Power Platform environment — no extra database to set up, no connection strings, and the Power Apps connector is native. Dataverse — tabulka uchovávající každý nápad s poli pro: Název, Popis, Zadavatel, DatumPodání, Kategorie (AI), OdhadNáročnosti (AI), PříznaknakDuplikát (AI), Stav, Vlastník, Rozhodnutí, DatumRozhodnutí. Dataverse je součástí prostředí Power Platform — žádná extra databáze k nastavení, žádné connection stringy a konektor Power Apps je nativní.

Teams integration — the app is added as a tab in the procurement team's Teams channel. Users submit directly from Teams without switching to a browser. The automation sends notifications via Teams too, so the entire flow lives in one tool people already have open all day. Integrace Teams — aplikace je přidána jako záložka v Teams kanálu nákupního týmu. Uživatelé podávají přímo z Teams bez přepínání do prohlížeče. Automatizace také posílá notifikace přes Teams, takže celý průběh žije v jednom nástroji, který mají lidé otevřený celý den.

The AI Layer: What Copilot Actually Does HereVrstva AI: Co Copilot zde vlastně dělá

This is where people either over-engineer it or dismiss it entirely. Let me be direct about what the AI does and what it doesn't do. Tady to buď lidé přeinženýrují nebo to úplně odmítnou. Budu přímý ohledně toho, co AI dělá a co nedělá.

The "Run a prompt" action in Power Automate sends the idea description to a Copilot model and returns structured output. The prompt looks like this: Akce „Spustit prompt" v Power Automate pošle popis nápadu do modelu Copilot a vrátí strukturovaný výstup. Prompt vypadá takto:

You are a procurement improvement classifier.
Given this idea description, return a JSON object with:
- "category": one of ["Cost Saving", "Process Fix", "Supplier Issue", "Compliance"]
- "effort": one of ["Low", "Medium", "High"]
- "summary": a single sentence summary of the idea

Idea: {{description}}

Return only valid JSON. No explanation.Jsi klasifikátor nákupních zlepšení.
Na základě tohoto popisu nápadu vrať JSON objekt s:
- "category": jeden z ["Úspora nákladů", "Oprava procesu", "Problém s dodavatelem", "Compliance"]
- "effort": jeden z ["Nízká", "Střední", "Vysoká"]
- "summary": jednověteční shrnutí nápadu

Nápad: {{description}}

Vrať pouze platný JSON. Bez vysvětlení.

The output is parsed with a JSON parse action and the fields are written back to the Dataverse record. That's it. No fine-tuning, no training data, no complex orchestration. A basic structured prompt with a controlled output format. Výstup je zparsován akcí JSON parse a pole jsou zapsána zpět do záznamu Dataverse. To je vše. Žádné dolaďování, žádná tréninková data, žádná komplexní orchestrace. Základní strukturovaný prompt s řízeným výstupním formátem.

The AI gets category right roughly 85–90% of the time on procurement ideas. The board can override it in the monthly review. The point isn't perfect accuracy — it's reducing the manual work of sorting 30 ideas before a review meeting. Even at 80% accuracy, you've saved half the prep time. AI správně kategorizuje přibližně 85–90 % nákupních nápadů. Board to může přepsat při měsíčním review. Pointa není dokonalá přesnost — je to snížení manuální práce třídění 30 nápadů před review poradou. I při 80% přesnosti ušetříte polovinu přípravného času.

How to Build It: 5 StepsJak to sestavit: 5 kroků

What It Actually CostsCo to skutečně stojí

The honest cost breakdown. This assumes you already have Microsoft 365 and a Power Platform environment set up. Čestný přehled nákladů. Předpokládá, že již máte Microsoft 365 a nastavené prostředí Power Platform.

ComponentKomponenta	Who needs itKdo potřebuje	CostNáklady
Power Apps (view + submit)	All employees (submitters)Všichni zaměstnanci (zadavatelé)	Included in M365V ceně M365
Power Automate (basic flows)	All employeesVšichni zaměstnanci	Included in M365V ceně M365
Dataverse	Makers onlyJen tvůrci	Requires PA/PP licenceVyžaduje PA/PP licenci
Power Apps per-user planPower Apps per-user plán	App builders (1–2 people)Stavitelé aplikací (1–2 lidé)	~€4.70–14/user/month/uživatel/měsíc
AI Builder credits (Copilot prompts)AI Builder kredity (Copilot prompty)	Consumed per AI runSpotřebovány za každé spuštění AI	~500 free credits/month with PA, then pay-per-use~500 bezplatných kreditů/měsíc s PA, pak průběžné platby

For a team submitting 20–30 ideas per month, AI Builder credits are well within the free tier. If you scale to hundreds of ideas monthly, the cost is still under €5/month in additional credits. The primary licence cost is the Power Apps per-user plan for the one or two people who build and maintain the app — roughly €10/user/month at standard pricing, often less under enterprise agreements. Pro tým podávající 20–30 nápadů měsíčně jsou AI Builder kredity dobře v rámci bezplatného pásma. Pokud škálujete na stovky nápadů měsíčně, náklady jsou stále pod 5 € měsíčně na dodatečné kredity. Primární náklady na licenci jsou plán Power Apps per-user pro jednoho nebo dva lidi, kteří aplikaci staví a udržují — zhruba 10 €/uživatel/měsíc při standardním ceníku, často méně v rámci podnikových smluv.

What Works and What Doesn'tCo funguje a co ne

Was It Worth It?Stálo to za to?

Yes. But not for the reasons you'd expect from an AI article. Ano. Ale ne z důvodů, které byste čekali od AI článku.

The AI categorisation is nice. It saves maybe 15 minutes per monthly review session. That's not the point. The point is that the portal changed the team's relationship with improvement. Ideas that used to die in email now have a place. People who never bothered submitting before do it because the friction is low and they can see what happens to their idea. That's a cultural shift you can't buy with a better spreadsheet. AI kategorizace je fajn. Ušetří možná 15 minut za měsíční review sezení. To není pointa. Pointa je, že portál změnil vztah týmu ke zlepšování. Nápady, které dříve umíraly v e-mailech, mají teď místo. Lidé, kteří se dříve neobtěžovali podávat, to teď dělají, protože tření je nízké a vidí, co se s jejich nápadem děje. To je kulturní posun, který si za lepší tabulku nekoupíte.

It's also a good first build. Low complexity, real business value, visible to the team and to management. If you've been thinking about using Power Platform for something bigger — supplier onboarding, purchase request workflows, contract tracking — this is the right place to start. You learn the platform basics without breaking anything critical. Je to také dobrý první build. Nízká složitost, reálná obchodní hodnota, viditelná pro tým i management. Pokud přemýšlíte o použití Power Platform pro něco většího — onboarding dodavatelů, workflow žádostí o nákup, sledování smluv — toto je správné místo začít. Naučíte se základy platformy, aniž byste rozbili cokoli kritického.

Two days to build. One hour a month to run. Ideas that actually get answered. For a procurement team, that's a good return. Dva dny na sestavení. Hodina měsíčně na provoz. Nápady, na které se skutečně reaguje. Pro nákupní tým je to dobrá návratnost.